ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Tieto zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, akým spôsobom spoločnosť SPECTROOM s.r.o. spracúva osobné údaje pri prevádzke webovej stránky, pri komunikácii so záujemcami o služby a pri poskytovaní psychologických konzultácií a poradenstva vrátane online sedení. Dokument je vypracovaný v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a s pravidlami informačnej povinnosti voči dotknutým osobám.

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov je:

SPECTROOM s.r.o.
Kubániho 3630/5
811 04 Bratislava - mestská časť Staré Mesto
Slovensko
IČO: 53565185
DIČ: 2121428144
Spoločnosť nie je platiteľom DPH.

Kontaktný e-mail na účely ochrany osobných údajov: info@spectroom.sk

2. Informácia o poskytovaných službách

Na webovej stránke sú prezentované služby psychologických konzultácií, psychologického poradenstva a online sedení. Odborné služby sú poskytované psychologičkou, ktorá absolvovala viaceré odborné výcviky, je v psychoterapeutickom výcviku, vykonáva klinickú špecializáciu, pracuje pod supervíziou a pôsobí aj na Onkologickom ústave v Bratislave.

3. Rozsah spracúvaných osobných údajov

Prevádzkovateľ môže spracúvať najmä tieto kategórie osobných údajov:

  • meno a priezvisko,
  • e-mailová adresa,
  • telefónne číslo,
  • údaje uvedené v kontaktnom formulári, e-mailovej alebo inej komunikácii,
  • údaje potrebné na objednanie, potvrdenie, zmenu alebo zrušenie termínu,
  • údaje potrebné na realizáciu konzultácie alebo poradenstva,
  • údaje súvisiace s online stretnutím, napríklad technické identifikátory pripojenia, ak ich vytvára použitá platforma,
  • fakturačné a účtovné údaje, ak sú potrebné na vystavenie dokladu,
  • odborné poznámky, záznamy a dokumentácia v rozsahu nevyhnutnom na výkon činnosti, ak sa vedú,
  • technické údaje pri návšteve webovej stránky, najmä IP adresa, cookies, logy a údaje o zariadení.

4. Účely spracúvania osobných údajov

Osobné údaje sa spracúvajú najmä na tieto účely:

  • odpoveď na dopyt zaslaný cez webovú stránku alebo e-mail,
  • dohodnutie, evidencia a realizácia termínu konzultácie alebo poradenstva,
  • poskytovanie psychologických konzultácií, psychologického poradenstva a online sedení,
  • vedenie príslušnej odbornej dokumentácie, ak to vyplýva z povahy činnosti,
  • plnenie zákonných povinností v oblasti účtovníctva, daní a archivácie,
  • ochrana oprávnených záujmov prevádzkovateľa, najmä ochrana právnych nárokov, evidencia komunikácie a zabezpečenie webovej stránky,
  • používanie nevyhnutných technológií na fungovanie webovej stránky a prípadne analytických nástrojov po splnení príslušných podmienok.

5. Právne základy spracúvania

Právnym základom spracúvania osobných údajov je najmä:

  • plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy,
  • plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa,
  • oprávnený záujem prevádzkovateľa,
  • súhlas dotknutej osoby, ak sa vyžaduje pre konkrétny účel spracúvania.

Prevádzkovateľ spracúva len tie údaje, ktoré sú primerané, relevantné a nevyhnutné vzhľadom na účel spracúvania. Dotknutým osobám musia byť poskytnuté jasné informácie o tom, kto údaje spracúva, prečo ich spracúva, na akom právnom základe a komu môžu byť poskytnuté.

6. Osobitosti psychologickej činnosti a supervízie

Pri poskytovaní psychologických konzultácií a poradenstva sa osobné údaje spracúvajú v rozsahu nevyhnutnom na odbornú prácu s klientom. Ak povaha služby zakladá povinnosť viesť odbornú dokumentáciu, táto dokumentácia sa vedie a uchováva v súlade s príslušnou právnou úpravou psychologickej činnosti.

Psychológ je povinný zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel pri výkone činnosti. Ak je práca vykonávaná pod supervíziou, odborné informácie môžu byť sprístupnené supervízorovi len v nevyhnutnom rozsahu, pričom sa má čo najviac chrániť identita klienta a používať anonymizovaná alebo pseudonymizovaná forma údajov, pokiaľ je to možné.

Ak sa vedie dokumentácia v režime psychologickej činnosti, zákon stanovuje aj pravidlá jej obsahu, sprístupňovania a uchovávania. Právna úprava uvádza, že dokumentácia o psychologickej činnosti sa uchováva desať rokov od posledného poskytnutia psychologickej činnosti, ak sa na konkrétny výkon služby tento režim vzťahuje.

7. Online sedenia a používanie platformy Lumi

Pri online sedeniach môžu byť osobné údaje spracúvané aj prostredníctvom externej technickej platformy. Ak bude na organizáciu alebo realizáciu sedení používaná aplikácia Lumi alebo iný externý nástroj, tento poskytovateľ môže v postavení sprostredkovateľa alebo samostatného prevádzkovateľa spracúvať technické a identifikačné údaje podľa vlastných podmienok ochrany súkromia.

Podľa dostupných informácií Lumi spracúva osobné údaje na poskytovanie služieb, overovanie identity, fakturáciu, štatistické vyhodnocovanie a ďalšie prevádzkové účely a určité údaje uchováva po obmedzenú dobu podľa svojich pravidiel. Pred spustením webu a online služieb je preto potrebné overiť, ktorú konkrétnu službu Lumi bude prevádzkovateľ používať, aké údaje spracúva, kde sa údaje ukladajú, či dochádza k prenosu mimo EÚ a či je potrebné uzatvoriť zmluvu o spracúvaní osobných údajov.

Ak by platforma prenášala údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prevádzkovateľ musí zabezpečiť primerané záruky podľa GDPR a uviesť túto skutočnosť v informačnej povinnosti. Pri online sedeniach sa zároveň odporúča používať len platformy s primeranou úrovňou zabezpečenia a nastaviť interné pravidlá pre identifikáciu klienta, dôvernosť a bezpečnosť komunikácie.

8. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje môžu byť poskytnuté alebo sprístupnené len v nevyhnutnom rozsahu najmä týmto príjemcom:

  • poskytovateľovi webhostingu, domény alebo technickej správy webovej stránky,
  • poskytovateľovi e-mailových služieb,
  • poskytovateľovi platformy pre online sedenia alebo rezervácie,
  • účtovnému, daňovému alebo právnemu poradcovi,
  • supervízorovi v nevyhnutnom rozsahu na účely odbornej supervízie,
  • orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis alebo právoplatné rozhodnutie.

9. Doba uchovávania

Osobné údaje sa uchovávajú len počas doby nevyhnutnej na splnenie účelu spracúvania.

Vo všeobecnosti sa uplatňujú tieto pravidlá:

  • údaje z bežnej komunikácie sa uchovávajú po dobu potrebnú na vybavenie dopytu a následnú komunikáciu,
  • účtovné a daňové údaje sa uchovávajú počas lehôt určených osobitnými právnymi predpismi,
  • údaje spracúvané na základe súhlasu sa uchovávajú do jeho odvolania alebo do zániku účelu spracúvania,
  • odborná dokumentácia, ak sa vedie v režime psychologickej činnosti, sa uchováva desať rokov od posledného poskytnutia psychologickej činnosti,
  • po uplynutí príslušnej doby sa údaje vymažú, anonymizujú alebo bezpečne zlikvidujú, ak právny predpis nevyžaduje ich ďalšie uchovanie.

10. Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má právo na prístup k osobným údajom, právo na opravu, právo na výmaz, právo na obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť údajov, právo namietať proti spracúvaniu a pri spracúvaní založenom na súhlase aj právo súhlas kedykoľvek odvolať. Prevádzkovateľ je povinný reagovať bez zbytočného odkladu a spravidla do jedného mesiaca od doručenia žiadosti.

Dotknutá osoba má tiež právo podať sťažnosť alebo návrh na začatie konania dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, dataprotection.gov.sk.

11. Cookies a webová stránka

Keďže webová stránka ešte nie je spustená, rozsah cookies a ďalších webových nástrojov zatiaľ nie je definitívny. Po spustení webu je potrebné tento dokument doplniť podľa toho, či stránka používa len nevyhnutné cookies alebo aj analytické, preferenčné či marketingové nástroje, pri ktorých môže byť potrebný predchádzajúci súhlas návštevníka.

Ak bude na stránke kontaktný formulár, rezervačný formulár, newsletter alebo analytika, odporúča sa doplniť aj samostatnú cookie politiku alebo rozšírenú informačnú povinnosť s presným popisom použitých nástrojov a lehôt uchovávania údajov.

12. Bezpečnosť osobných údajov

Prevádzkovateľ prijíma primerané technické, organizačné a personálne opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zneužitím, stratou, poškodením alebo neoprávneným zverejnením. Opatrenia zahŕňajú najmä kontrolu prístupu, heslá, zabezpečené zariadenia, obmedzenie prístupu len na oprávnené osoby a primerané bezpečnostné nastavenia používaných online nástrojov.

13. Kontakt na uplatnenie práv

S otázkami týkajúcimi sa ochrany osobných údajov alebo pri uplatnení práv dotknutej osoby je možné kontaktovať prevádzkovateľa na adrese sídla alebo e-mailom:

info@spectroom.sk

14. Záverečné ustanovenia

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňom ich zverejnenia na webovej stránke prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo tento dokument priebežne aktualizovať, najmä ak dôjde k zmene poskytovaných služieb, používaných technológií, sprostredkovateľov alebo právnych predpisov.